Comment mettre en place des rituels agiles au sein de vos projets ?

Quand j’y réfléchis, ce sport met parfois en lumière des challenges que l’on peut rencontrer lorsque l’on est chef de projet : il faut ouvrir la voie à notre équipe pour construire le cadre de travail lui permettant d’évoluer sur un même projet, une même vision. 

C’est, je pense, l’angle principal de ce métier en agence digitale : instaurer les bases puis les différentes étapes à suivre pour atteindre collectivement un objectif final, celui de nos clients.

Pour y arriver, il vous faudra certainement tomber quelques fois et réfléchir à une meilleure manière de vous y prendre et cela, parfois, en plein milieu de votre ascension. Après coup, c’est ainsi que l’on apprend réellement les choses.

Une bien belle introduction autour de la grimpe, pour vous communiquer simplement comment mettre en place, dans le cadre d’une gestion agile, ces jalons qui vous permettront de fournir un cadre dans lequel vous pourrez évoluer avec votre équipe. 

Quand je parle de projet ici, je parle de la production, par exemple d’une application mobile ou d’un site web !

Comprendre l’objectif à atteindre et choisir le chemin qui correspond le plus aux contraintes organisationnelles auxquelles vous devrez faire face

Identifier une équipe pluridisciplinaire

Démarrer un projet agile n’est pas aisé, il faut dans un premier temps saisir les tenants et les aboutissants du projet qu’il vous faudra livrer ! Pour cela, il est important de définir et identifier l’ensemble des personnes qui graviteront autour du projet… que ce soit dans votre équipe ou chez votre client. 

Chez Orkester, nous avons généralement plusieurs pôles qui interviennent tout au long du projet avec différents degrés d’implication : commercial, chef de projet, UX/UI designer, développeurs app, développeur web, architectes cloud.

Chez le client, l’idéal est d’avoir une personne portant la vision fonctionnelle du projet à développer (c'est généralement un product owner) et qui représentera une vraie épaule sur laquelle vous reposer pour encadrer le projet et déterminer les priorités de traitement.

Dessiner le cadre d’un produit minimum viable 

Un des jalons importants par la suite peut par exemple être le suivant : déterminer, en consultant l’ensemble des parties prenantes, un MVP (Minimum Viable Product) pouvant respecter le fameux triptyque que tout le monde souhaite atteindre : coût, qualité, délai. 

L’identification de ce MVP passe généralement par une étude approfondie des besoins liés à l’expérience utilisateur attendue : cette phase est rythmée, selon le budget déterminé, par un ou plusieurs ateliers UX visant à établir une liste de fonctionnalités spécifiques en cohérence avec les besoins et attentes des utilisateurs finaux. Durant cette phase, le but est de déterminer des maquettes lo-fi (wireframes). 

Par la suite, une fois l’ensemble des maquettes lo-fi validées nous déclinons ce que l'on appelle des designs hi-fi, c'est-à-dire les designs définitifs avec lesquels interagiront les utilisateurs finaux.

Découper votre projets en plusieurs sprints 

Pour mener à bien votre projet en suivant une voie agile, il vous faudra déterminer à la suite des premiers ateliers UX, les fonctionnalités majeures à spécifier fonctionnellement et techniquement.

Pour vous en sortir, la première étape est de mettre sur le papier : 

• La liste des fonctionnalités 
• Le nombre de scopes de fonctionnalités nécessaires (le but étant par exemple de les organiser en suivant la navigation de votre interface ou bien par « famille »)
• Le nombre de sprints (et leur durée) qu’il vous faudra pour réaliser l’ensemble du projet. 

Une fois la répartition de ces fonctionnalités (que l’on appelle User Story ou US) faites par scopes, puis par sprints, le travail n’est pas terminé, loin de là ! Il vous faudra alors :

• Écrire les US au fil de l’eau et par sprint, en vous basant sur un template par exemple
• Vous coordonner avec le designer UI pour produire l’ensemble des maquettes hi-fi. 
• Valider le périmètre fonctionnel de chaque sprint. 

Déterminer des processus et des rituels adaptés au contexte pour avancer 

Une documentation bien fournie est une des clés pour réussir votre projet 

Chez Orkester, nous utilisons deux outils phares pour nos projets majeurs et agiles : 

• Confluence dans le cadre de la réalisation d’un recueil de documentation ;
• Jira pour le suivi de tickets, la planification des sprints et le suivi de la production. 

Si on se concentre ici sur Confluence, vous pourrez par exemple organiser votre documentation comme cela :

• Compte-rendu : une section dans laquelle vous pourrez stocker vos différents compte-rendus et ordres du jour 
• Suivi & Panning : une section mettant en lumière vos documents financiers, votre plan de charge par équipe, la roadmap produit, etc. 
• Recueil fonctionnel : la section centrale regroupant le backlog de vos US rangées par scopes, vos différents sprints, vos rétrospectives, vos releases notes, etc. 

Cadrer votre équipe avec des rituels spécifiques

Je vais me concentrer ici sur le cadrage d’un sprint. Chez Orkester, nous cadrons les sprints en fonction de nos clients mais généralement nous procédons avec :

• Un sprint planning : cela permet de faire le tour des US fonctionnelles et techniques, de les estimer et d’associer des priorités de traitement
• Une réunion de lancement avec un ordre du jour clair permettant de rappeler l’objectif du sprint et les temps forts 
• Des weekly-review hebdomadaires sur toute la durée du sprint : essentiel pour instaurer un cadre de travail ! 
• Une rétrospective permettant de manière collaborative et dans la bienveillance, de faire un état des lieux du sprint réalisé par l’ensemble des parties prenantes de l’équipe, et d’établir un plan d’action pour s’améliorer par la suite. 

Pour chacun des quatre grands rituels cités précédemment, il est pertinent de partir sur un template : que ce soit un template pour cadrer un ordre du jour, pour rédiger vos users stories ou un board pour animer votre rétrospective. 

Nota Bene : chez Orkester, nous estimons nos US avec des points de complexité en suivant la suite de Fibonacci et nous associons à cela un indice de confiance relatif à la capacité du développeur à réaliser l’US en question. In fine, cela permet au chef de projet de déterminer la médiane de points de complexité pouvant être consommés par sprint. Le but ? Toujours mieux calibrer les sprints afin que ces derniers soient réalisables ! 

« Walls are meant for climbing » : faire évoluer continuellement les processus mis en place

Sur le papier, tout est simple et fluide. Sur le terrain, vous vous doutez si vous travaillez dans ce milieu, que cela ne l’est pas toujours. L’ensemble des méthodes que je m’applique à vous retranscrire simplement ici doit s’adapter à votre équipe, à votre client, au budget qui vous est alloué, etc. La méthode sera bien différente entre un porteur de projet et un annonceur d’envergure internationale. 

Chaque projet a une voie spécifique souvent dictée par le budget, tout l’enjeu pour vous sera donc de dessiner le cadre. Pour cela, je dirais que la communication, la remise en question mais aussi la transparence à chaque étape de votre projet envers l’ensemble des parties prenantes est le bon mindset à adopter. 

L’ensemble de notre équipe pluridisciplinaire se tient à votre disposition pour mettre en pratique ces différents processus que nous co-construisons quotidiennement avec nos clients actuels. Pour évoquer votre projet et la ligne directrice à suivre pour sa réussite, rien de plus simple, Jean sera votre premier point de contact !