Comment réaliser des Workshops UX en remote?

Pourquoi des Workshops UX?

L’UX (User eXperience) s’intéresse à l’expérience de vos utilisateurs avec n’importe quel type d’interactions, notamment avec vos projets digitaux. Organiser des ateliers autour de la conception ou des tests de cette expérience permet d’accélérer et d’améliorer le processus. En effet, on y recueille plus de données à exploiter grâce aux différents profils réunis le temps d’une session. 

Cependant, les conseils qui vont suivre sont aussi valables pour d’autres types d’ateliers en remote.

Atelier rime avec flexibilité

Si les ateliers permettent de changer sa routine en sortant du cadre de travail, différentes contraintes peuvent survenir : 

- des contraintes de déplacements, en particulier quand les différentes parties ne sont pas situés dans les mêmes villes.

- des contraintes de temps, pour trouver un créneau qui convienne au planning de chacun.

La digitalisation des ateliers répond donc aux besoins actuels où la cohésion et la communication sont d’autant plus challengées dans les projets.

Si la situation actuelle nous y oblige, effectuer des ateliers à distance n’est pas qu’une contrainte.

L’exercice est donc plus difficile pour l’animateur, mais le gain de temps (et par conséquent d’argent) dans le projet est très intéressant. De plus, il existe des solutions pour pallier ces difficultés.

Le kit de l’atelier digital

Vous aurez besoin d’un outil de boarding pour remplacer votre beau mur de salle de réunion qui aurait pu être recouvert de post-its.

Nous vous conseillons l’outil Miro pour son design et son ergonomie. Pas besoin d’installation, d’abonnement ou de formation, une inscription rapide suffit pour collaborer en direct et en ligne. Cependant, pour une utilisation régulière et sur différents projets, nous vous conseillons d’envisager un abonnement pour plus de flexibilité.

Plus classique, il vous faudra un outil de visioconférence pour pouvoir échanger et partager vos écrans si besoin. Il existe énormément de solutions et pour notre part nous utilisons Google Hangouts Meet, principalement en raison de son intégration avec G Suite dont nous sommes équipés.

Comme pour un workshop classique, n’oubliez pas d’utiliser vos outils de calendrier et de mail pour tenir toutes les parties prenantes au courant du programme et de l’utilisation des outils précédemment évoqués.

Connaissez vos limites

Avec tout ça, on croirait presque qu’il n’y a plus de problèmes. Cependant, il ne faut pas oublier certaines limites à respecter pour le bien-être de tous.

Votre temps est limité. Contrairement aux ateliers physiques, peu importe le nombre de pauses accordées entre les activités, le cadre empêche une récupération efficace d’énergie. Par conséquent, nous conseillons de se limiter à des sessions d’une heure et trente minutes, quitte à en faire une le matin et une l’après-midi si nécessaire.

Votre connexion aussi est limitée. La visioconférence peut être le moment de faire des présentations plus agréables entre différents collaborateurs grâce à la webcam. Cependant, pensez à vos collègues avec une mauvaise connexion internet et demandez-leur par la suite de désactiver les webcams pour garantir une communication plus fluide lors de l’atelier.

De même pour le nombre de participants. Il joue directement sur la fluidité de la connexion mais aussi des discussions. Certes, vous pourrez toujours désactiver les micros, mais cela fera perdre du naturel aux interactions. De plus, l’animateur doit se montrer réactif en cas de problème chez un participant pour ne pas perdre trop de temps. Nous vous conseillons donc de ne pas dépasser 8 participants pour pouvoir profiter au mieux de l’expérience.

Gardez les bases

Un atelier en remote reste un atelier. Pas besoin de réinventer la roue, adaptez vos besoins habituels en les digitalisant.

Il est toujours important de fixer les objectifs de l’atelier avec les concernés, afin d’éviter de perdre du temps avec un travail qui aurait pu se résoudre par simple échange de mails. Ce n’est pas parce que le remote est plus pratique qu’il faut en abuser.

La structure sera aussi similaire, un kickoff est toujours nécessaire pour rappeler les objectifs et le programme, ainsi que les règles et notions de ce genre d’activité (libérer la parole, rebondir sur les idées, ne pas juger... ). 

Les icebreakers sont encore plus importants pour renforcer la cohésion avec la distance. On peut, de plus, les adapter pour apprendre à utiliser l’outil de boarding qui peut être une nouveauté pour certains. L’objectif étant toujours de faciliter la créativité et la production de chacun.

Et enfin profitez…

Vous allez enfin pouvoir profiter d’un confort de travail inégalé ! N’hésitez pas à nous contacter si vous voulez tester l’expérience !