Nos conseils pour un appel d'offres de dev digital sur mesure

Définition du périmètre & objectifs

Commencez par définir clairement les objectifs de votre projet digital sur mesure. Qu'il s'agisse de créer une application mobile, une web app, une plateforme web ou un site e-commerce, il est important de préciser le périmètre macro du projet, et l'ecosystème dans lequel il vient s'intégrer.

Pensez également à rappeler ce que votre entreprise propose, vos valeurs, votre organisation, vos clients et leurs attentes. Même si des éléments ne sont pas directement liés à la plateforme que vous souhaitez développer, il est important de donner du sens et du contexte pour que le prestataire puisse proposer la solution la plus adaptée.

L'expression des besoins.

Rédigez un document qui reflète les exigences de votre projet digital. Assurez-vous d'inclure des informations les plus précises possibles sur les fonctionnalités, les technologies envisagées, les contraintes techniques et les attentes en termes de performances. Cela permettra aux prestataires de mieux comprendre vos besoins et de proposer des offres adaptées.

Il est également important d'exposer:

- Si le projet est une suite / reprise de projet existant. Si oui, indiquez précisément le périmètre du projet, les technologies existantes, et les contraintes liées à une reprise ou une refonte.

- Si le projet s'inscrit dans un ecosystème existant, avec par exemple un ERP, un CRM, des APIs, un Backend; Là encore, des précisions sur les technologies, l'état d'avancement et les éventuelles contraintes permettront de donner plus de matière au prestataire pour proposer une solution adaptée.

Si vous n'avez pas toutes les informations pour rédiger ce type de document: n'ayez aucune craintes. Des agences comme Orkester proposent également des accompagnement d'avant projet, ayant pour but de produire l'ensemble des éléments de cadrage nécessaires à un appel d'offre. N'hésitez par à nous contacter si vous avez besoin d'aide dans cette phase initiale, nous serions ravis de pouvoir répondre à vos questions.

Recherchez des partenaires de développement avec une expertise adaptée

Lors de la sélection des prestataires susceptibles de répondre à votre AO, recherchez des partenaires ayant une expertise et une expérience pertinentes dans le développement de projets digitaux sur mesure équivalente à votre besoin. 

Dans la mesure du possible, essayez de vérifier que le prestataire dispose de l'ensemble des compétences en interne en vérifiant a minima la taille de l'entreprise sur un site comme Societe.com et dans le descriptif du site.

Assurez-vous que le prestataire ait au moins 3 ou 4 projets similaires dans son portfolio de références et n'hésitez pas à demander des témoignages clients des références présentées sur le site.

Si vous n'avez pas de gros département digital / technique en interne, passer par un format freelance pourra être compliqué, car le pilotage de personnes isolées n'ayant pas l'habitude de travailler ensemble peut se révéler chaotique. Préferez un format agence pour avoir une prestation d'ensemble, homogène.

Analysez les offres en fonction de critères clés

Lors de l'analyse des offres reçues, prenez en compte plusieurs critères clés, tels que la qualité de la proposition, l'expertise et l'expérience du prestataire, les références et les témoignages de clients, ainsi que le coût global du projet. N'oubliez pas que le prix le plus bas n'est pas toujours la meilleure option si cela se traduit par une qualité moindre ou des délais de livraison plus longs.

Assurez-vous aussi que le périmètre d'engagement est bien le même pour avoir un point de comparaison fiable: entre une approche forfaitaire, une approche au temps passé, ou un modèle hybride, il est parfois difficile de comparer plusieurs offres.

Prévoir des points de contrôle réguliers et une communication fluide

Il est essentiel de prévoir des points de contrôle réguliers avec le prestataire sélectionné pour suivre l'avancement du projet et résoudre les éventuels problèmes. La communication fluide entre les parties prenantes est cruciale pour assurer la réussite du projet. 

Des prestataires qui n'auraient pas à minima 15 à 20% de jours-homme alloués à de la gestion de projet n'auront pas forcément le suivi qualitatif nécessaire à la réalisation de votre projet.

Accorder une attention particulière aux aspects juridiques et contractuels

Lors de la rédaction du contrat avec le prestataire sélectionné, assurez-vous d'inclure des clauses claires concernant les aspects juridiques, tels que la propriété intellectuelle, la confidentialité et les conditions de paiement. Il est également recommandé d'inclure des pénalités en cas de non-respect des délais ou des exigences de qualité.

Certains prestataires n'auront pas par défaut une cession des droits sur les codes sources de votre projet. Attention ! En cas de défaillance du prestataire, vous pourriez vous retrouver sans rien. N'hésitez pas à imposer la transmission de propriété des sources et à exiger un format de séquestre des sources lors de la phase de construction.

Prévoir une phase de test et de recette

Avant de lancer votre projet digital sur mesure, prévoyez une phase de test et de recette pour vous assurer que le produit final répond à vos exigences et attentes. Cette phase est cruciale pour identifier et corriger les éventuels problèmes ou bugs avant la mise en production.

Le prestataire doit vous présenter une stratégie de qualité et de tests détaillée dans sa proposition, que ce soit au niveau du dispositif ou des outils. Privilégiez une approche agile avec une recette en continue plutôt qu'un cycle en V qui vous amènera face à une longue recette finale.

Planifier une phase de maintenance et de support

Un projet digital sur mesure nécessite généralement une maintenance et un support après son lancement. Assurez-vous de discuter avec le prestataire des options de maintenance et de support disponibles pour garantir la pérennité de votre solution digitale. Chez Orkester, nous proposons des plans de maintenance et de support adaptés aux besoins de chaque client.

Mesurer les résultats et tirer des enseignements pour les futurs projets

Après le lancement de votre projet digital, évaluez les résultats obtenus par rapport aux objectifs initiaux et tirez des enseignements pour les futurs projets. Cette démarche vous permettra d'améliorer continuellement votre approche des appels d'offres et des projets digitaux sur mesure.

La mise en place de KPIs vous permettra d'objectiver vos résultats et de ne pas rester dans le subjectif. Cette gestion de la maintenance évolutive "data driven" doit pouvoir vous amener à piloter les évolutions avec un fort focus sur la création de valeur. Nous pourrons vous accompagner sur la mise en place de ces objectifs et ces indicateurs de réussite.

En résumé, la réussite d'un appel d'offres pour un projet de développement digital sur mesure repose sur une préparation minutieuse, une sélection rigoureuse des partenaires et une collaboration étroite avec le prestataire choisi. 

Chez Orkester, nous nous engageons à accompagner nos clients dans toutes les étapes de leurs projets digitaux, en offrant expertise, conseils et un suivi personnalisé.